Какие документы должны быть в отделе кадров при проверке 2019

Кадровая отчетность в 2019 году: календарь кадровика

Какие документы должны быть в отделе кадров при проверке 2019

Росстат утвердил Приказ от 15 июля 2019 г. № 404, который меняет большинство форм статистической отчетности, заполняемых кадровыми работниками.

1 раз в год, начиная с отчета за 2019 год, надо будет сдавать обновленные данные по формам:

  • № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»;
  • № 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и (или) опасными условиями труда»;
  • № 2-ГС (ГЗ) «Сведения о дополнительном профессиональном образовании федеральных государственных гражданских служащих и государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации»;
  • № 2-МС «Сведения о дополнительном профессиональном образовании муниципальных служащих»;
  • № 1-Т (ГМС) «Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала» .

Ежеквартально, начиная с отчета за I квартал 2020 года, работодатели будут заполнять и отсылать в Росстат обновленные формы:

  • № П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников»;
  • № ЗП-образование «Сведения о численности и оплате труда работников сферы образования по категориям персонала»;
  • № ЗП-наука «Сведения о численности и оплате труда работников организаций, осуществляющих научные исследования и разработки, по категориям персонала»;
  • № ЗП-здрав «Сведения о численности и оплате труда работников сферы здравоохранения по категориям персонала»;
  • № ЗП-соц «Сведения о численности и оплате труда работников сферы социального обслуживания по категориям персонала»;
  • № ЗП-культура «Сведения о численности и оплате труда работников сферы культуры по категориям персонала».

Ежемесячно в 2020 году от работодателей ждут сведения по формам:

  • № 3-Ф «Сведения о просроченной задолженности по заработной плате»;
  • № 1-З «Анкета выборочного обследования рабочей силы»;
  • № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов»;
  • № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников».

Кроме того, в приказе Росстата сообщается, что вводится периодическая форма (1 раз в 2 года) — № 57-Т «Сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям». Ее надо будет подавать с отчета за 2019 год только за нечетные годы. 1 раз в 3 года придется подавать:

  • № 1-ГС «Сведения о составе работников, замещавших государственные должности и должности государственной гражданской службы, по полу, возрасту, стажу государственной службы, образованию»;
  • № 1-МС «Сведения о составе работников, замещавших муниципальные должности и должности муниципальной службы, по полу, возрасту, стажу муниципальной службы, образованию».

Ежемесячных отчетов становится больше

Правительство активно готовится к переводу трудовых книжек в электронный формат. Но чтобы система работала, а данные своевременно и в полном объеме попадали в ПФР, который подсчитывает стаж работающих граждан, работодателей заставят подавать подробные сведения о трудовой деятельности сотрудников.

Согласно направленному в Госдуму законопроекту, компании должны будут сообщать:

  • место работы (наименование работодателя, сведения о его переименовании, основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании);
  • регистрационный номер организации в ПФР;
  • выполняемую сотрудником работу и периоды работы, включая:
    • дату приема;
    • наименование должности (специальности, профессии);
    • уровень квалификации (разряда, класса, категории);
    • сведения о переводах на другую работу;
    • сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
    • данные соответствующих приказов (распоряжений), решений или иных документов, на основании которых были оформлены, изменены, расторгнуты трудовые отношения.

По сути, новый отчет полностью дублирует сведения, которые кадровик (уполномоченное лицо) вносит в трудовые книжки работников.

По замыслу чиновников, сведения надо будет передавать ежемесячно, в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Только об увольнениях и случаях приема на работу новых сотрудников придется информировать не позже рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

За нарушение правил отчетности готовят наказание. Если информации о трудовой деятельности не будет или она будет неполной, ПФР сообщит в инспекцию по труду.

Поскольку у ГИТ есть полномочия не только проверять, но и при определенных обстоятельствах сразу наказывать нарушителей, неотчитавшемуся работодателю придется несладко. За непередачу сведений в ПФР, в соответствии с предлагаемыми поправками в ст. 5.

27 КоАП РФ, должностным лицам будут выносить предупреждения. Но если инспекторы найдут другие нарушения, тогда, возможно, придется заплатить штраф.

Обращаем внимание, что пока новый отчет не имеет формы. Ее разработает ПФР сразу после того, как законодательные инициативы вступят в силу.

В Министерстве труда сообщают, что реформа по переводу трудовых книжек в электронный формат и сбор сведений для их ведения стартует уже через полгода — с 01.01.2020. Но ситуация может измениться, если депутаты не успеют утвердить законопроекты вовремя или вовсе откажутся их утверждать.

Какие отчеты надо сдавать уже сейчас

«Одноразовые» кадровые отчеты в 2019 году

МВД

Работодатели, которые заключили или расторгли трудовой договор (договор ГПХ) с иностранным гражданином, обязаны уведомить об этом подразделение МВД по вопросам миграции. Сроки уведомления — в течение 3 дней со дня заключения (расторжения) трудового договора. Форма документа, который необходимо отправить в правоохранительные органы, установлена Приказом МВД России от 10.01.2018 № 11.

Подробнее о порядке трудовых взаимоотношений с гражданами других государств — в рубрике «Иностранные работники»

Военкомат

Источник: https://clubtk.ru/kalendar-kadrovika-kakie-otchety-sdaem-v-etom-mesyatse

Обязательные кадровые документы в организации 2019 года: список и нюансы хранения

Какие документы должны быть в отделе кадров при проверке 2019

Нормы трудового законодательства РФ устанавливают требования к обязательной кадровой документации предприятия в зависимости от его статуса. В 2019 году обязательные кадровые документы в организации должны быть оформлены в ООО и на микропредприятии согласно установленным правилам делопроизводства.

Полный перечень кадровых документов для юрлиц в 2019 году

В этот перечень входят важные инструкции, графики, правила и приказы

Согласно актуальным требованиям ТК, в перечень кадровой документации, которую обязаны вести юридические лица, входят:

  • правила трудового распорядка внутри компании;
  • документы о защите персональных данных;
  • штатное расписание компании;
  • трудовые договоры с каждым штатным работником;
  • должностные инструкции на каждую позицию;
  • трудовые книжки и журнал учёта их перемещения;
  • положение о зарплате, обучении и плановой аттестации специалистов;
  • табель учёта рабочего времени и выходных дней;
  • графики отпускных периодов каждого наёмного сотрудника;
  • приказы о приёме, переводе, увольнении сотрудника, предоставлении ему отпуска, а также книги учёта таких приказов;
  • приказы по основной деятельности предприятия;
  • личные карточки на каждого штатного сотрудника (форма Т-2);
  • договоры о материальной ответственности штатного работника;
  • книга учёта проверок контролирующих ведомство;
  • протоколы заседаний;
  • книги инструктажа техбезопасности;
  • журнал прохождения обязательных медосмотров;
  • книга актов о несчастных случаях.

Все приведённые выше распорядительные документы, сопутствующие реализации трудовой деятельности, входят в список обязательных кадровых бумаг, которые должны быть корректно оформлены в ООО.

В том случае, если в штат предприятия зачисляется резидент иностранного государства, список обязательных кадровых бумаг дополняется уведомлением о подписании трудового договора с иностранным гражданином.

Список обязательных кадровых бумаг на микропредприятиях

Список обязательных документов микропредприятия уменьшен на несколько пунктов в отичиче от крупной корпорации

Микропредприятия, в штате которых числится до 15 человек, а годовой оборот организации не превышает 120 млн рублей, избавляются от необходимости оформлять некоторые кадровые документы. Так, согласно Статье 309.2 ТК РФ, для микропредприятия необязательны:

  • графики рабочих смен специалистов;
  • положение об оплате труда и премировании работников;
  • нормы внутреннего трудового распорядка;
  • прочие локальные документы, регулирующие трудовые отношения.

Ввиду возможного отсутствия локальных актов, осуществляющих регулирование трудовых правоотношений в компании, все ключевые положения данного процесса должны быть задекларированы в трудовом соглашении между работодателем и наемным сотрудником.

Нюансы хранения бумаг

Помимо важной документации, которую необходимо иметь, у работодателя есть обязанность хранить материалы надлежащим образом

Кадровое делопроизводство предполагает особые условия хранения всех документальных сведений. Кадровый отдел, а при его отсутствии в компании — сам руководитель несут полную ответственность за сохранность всех обязательных бумаг. У того или иного документа может быть разная степень значимости, определяющая конкретный срок его хранения на предприятии.

Так, некоторые образцы могут храниться по 12 месяцев (например, правила трудового распорядка), в то время как другие бумаги (к примеру, трудовые договоры) не подлежат уничтожению в течение 75 лет.

Юридическим лицам рекомендовано создать специально оборудованный архив документов в помещениях с допустимым температурным режимом. Ввиду отсутствия возможностей для его организации, документы могут быть переданы в государственный архив.

Игнорирование требований ТК РФ в отношении правил кадрового документооборота чревато для юридических лиц применением административных санкций. Отсутствие документов из обязательного списка бумаг, которые должен оформить работодатель, влечёт за собой угрозу наложения финансовых штрафов.

Так, согласно Статье 5.27 КоАП РФ, юридическое лицо будет вынуждено заплатить штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей за выявленное нарушение в оформлении документа, либо же его отсутствие. Если прецедент будет зафиксирован повторно, штраф существенно увеличится, и его диапазон будет составлять от 50 до 70 тыс. рублей.

Нормативные положения декларируют конкретный список бумаг, которые должны быть в организации исходя из её статуса и формы собственности.

Ответственность за сохранность кадровой документации лежит на уполномоченных инспекторах организации, либо же — на самом руководителе ввиду отсутствия в компании отдела кадров.

Несоблюдение требований кадрового документооборота сопряжено с угрозой санкционных мер в отношении такой организации.

  • Maria_Ilina
  • Распечатать

Источник: https://ip-spravka.ru/obyazatelnye-kadrovye-dokumenty-v-organizacii-2019.html

Какие документы проверяет трудовая инспекция

Какие документы должны быть в отделе кадров при проверке 2019

Государственная инспекция труда наделена значительными полномочиями по проверке соблюдения работодателями требований трудового законодательства. Так какие же документы проверяет трудовая инспекция? Расскажем в статье.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Чаще всего трудовая инспекция приходит с проверками по жалобам.

Так как не существует четко установленного проверяемого перечня, рекомендуем готовиться к проверке по всем документам, связанных с кадрами — трудовые договоры, различные положения (об оплате труда, премировании, распорядок дня), приказы, трудовые книжки, расчетные листки, табели, документы о выплате и начислении заработной платы, охрана труда и так далее.

Основные вопросы проведения проверок отражены в Трудовом кодексе РФ в главе 57 «Государственный контроль (надзор) и ведомственный контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ст. 353-368 ТК РФ)».

По установленному законодательством правилу, проверки, проводимые государственными трудовыми инспекторами в организациях, могут быть плановыми и внеплановыми (которые, в свою очередь, подразделяются на документарные и выездные). Порядок осуществления ревизий определен законодательно. Для начала проверочных действий и в первом, и во втором варианте нужны основания (причины, случаи).

Основания для проведения внеплановой проверки трудовой инспекцией

  • невыплата (задержка) или неполная выплата заработной платы в установленный срок;
  • установление зарплаты в размере меньшем, чем это предусмотрено трудовым законодательством, то есть ниже МРОТ;
  • невыполнение работодателем предписания инспектора труда;
  • поступление информации о фактах нарушения трудового законодательства, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников;
  • жалоба работника на нарушение трудовых прав;
  • запрос работника на проверку условий и охраны труда на его рабочем месте;
  • приказ руководителей трудовой инспекции или Федеральной службы по труду, изданный на основании поручения Правительства РФ, Президента РФ или прокурора.

Обращения и заявления, не позволяющие установить лицо, обратившееся в Роструд или в его территориальный орган, а также обращения и заявления, в которых отсутствуют сведения об указанных фактах, не могут служить основанием для проведения внеплановой проверки работодателя.

О проведении внеплановой проверки работодатель уведомляется уполномоченным должностным лицом Роструда или его территориального органа, которому поручено проведение проверки, не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любым доступным способом.

Внеплановая проверка работодателя может проводиться в форме документарной проверки и (или) выездной проверки.

Плановая проверка трудовой инспекции

Плановая проверка возможна в отношении любых организаций и выполняется один раз в три года.

Для ее осуществления достаточно наличие оснований, указанных в Федеральном Законе от 26.12.2008 № 294-ФЗ:

  • прошло три года со дня государственной регистрации работодателя;
  • вышел трехлетний срок с момента завершения последней плановой проверки;
  • работодатель фактически осуществляет свою предпринимательскую деятельность в течение трех лет (с момента подачи особого извещения в уполномоченный орган).

Данный список оснований является закрытым, то есть проверяющие не имеют права называть иные причины для осуществления запланированных проверок соблюдения норм трудового права.

Проверку государственной инспекции труда в организации можно разделить на 2 направления:

  1. Проверка кадровых документов.
  2. Проверка безопасности выполняемых работ.

Проверка кадровых документов

В первую очередь, при подготовке к визиту инспекции, следует проверить состав документов. Инспекцию труда заинтересуют материалы, связанные с трудовыми отношениями и с охраной труда. Необходимо удостоверится в том, что данные документы находятся в полном порядке.

Кадровые документы, которые будут проверять:

  • учредительные документы;
  • коллективный договор;
  • все бумаги, которые связаны с оплатой труда;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • трудовые договоры, (статья 57 ТК РФ устанавливает существенные условия заключения трудового договора);
  • штатное расписание;
  • табели учета рабочего времени;
  • табели учета рабочего времени сотрудников, занятых на вредных работах;
  • табели расчета зарплаты;
  • больничные листы;
  • график отпусков;
  • личные карточки;
  • приказы о назначении на должность;
  • трудовые книжки;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • положение об оплате труда и премировании;
  • положение о защите персональных данных.

Постановление Госкомстата от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» устанавливает форму приказов, личных карточек, графика отпусков, штатного расписания, табелей учета рабочего времени и прочих документов, касающихся учета кадров, расчета рабочего времени и оплаты труда. Следовать данному постановлению обязаны абсолютно все предприятия, независимо от формы собственности. Существует ряд исключений для бюджетных организаций.

Проверка локальной внутренней документации

К ней относятся коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о защите персональных данных, положение о коммерческой тайне. Перечисленные документы должны соответствовать закону, не должны противоречить друг другу и не ухудшать положение сотрудников предприятия в сравнении с правилами закона.

Следует сопоставить все эти документы с трудовыми договорами, часто в них находятся разные режимы работы. Также с трудовым договором необходимо сопоставить штатное расписание, Положение об оплате труда и премировании, для исключения разных систем оплаты труда и разных дат получения зарплаты.

Проверка графика отпусков

Следует убедиться, что за последние годы в отпуск отправлялись все работники, при этом графики отпусков не нарушались, обратите внимание на то, как выплачивались отпускные. Если кому-то из сотрудников не доплатили положенной суммы, сделайте это прямо сейчас.

Не забывайте, что график отпусков должен утверждаться не позднее, чем за две недели до окончания календарного года. Обратите внимание, не противоречит ли продолжительность отпуска закону.

В случаи, если кто-то из сотрудников уходил в отпуск не по графику, необходимо внести изменения по приказам и заявлениям работников.

Курс повышения квалификации

«Заработная плата. Средний заработок»  10 онлайн-уроков.

32 практических задачи, особые ситуации

Подробнее

Проверка выплаты зарплаты

Инспекторы непременно обратят внимание на то, как выдается заработная плата (по закону необходимо выплачивать ее два раза в месяц). В Правилах внутреннего распорядка, коллективном и трудовом договорах должна быть отражена информация о времени и месте выдачи зарплаты.

Проверяющие также обратят внимание на размер зарплаты, помните, что она не должна быть ниже установленного законом минимума.

В случае если работнику выплачивают надбавки, премии, организация должна документировать данный факт. Также следует проверить, всем ли уволенным работникам были произведены выплаты.

Проверка сведений, связанных с охраной труда

Каждый работодатель должен обеспечивать своим работникам безопасные условия труда. Они прописаны в документах по охране труда, наличие которых необходимо в любой организации.

Это могут быть различные инструкции, документы, подтверждающие, что с работниками проводилось обучение по охране труда.

Подобного рода документы должны быть в наличии, независимо от величины организации и количестве нанятых сотрудников.

При проверке безопасности выполняемых работ инспекторы смотрят следующие условия:

  • требования, связанные с обучением и инструктированием работников;
  • меры безопасности при проведении работ;
  • обеспечении работников средствами защиты;
  • организация и проведение аттестации рабочих мест по условиям труда (сейчас СОУТ), а также использования результатов АРМ (СОУТ) для предоставления льгот и компенсаций работникам, проведения периодических медицинских осмотров и др.

Во время ревизии инспекторы государственной трудовой инспекции, помимо проверки необходимых документов, могут осматривать все помещения предприятия, задавать вопросы персоналу, запрашивать недостающие сведения у ответственных сотрудников.

Срок проведения проверки

По общему правилу срок проведения плановой проверки не может быть больше 20 рабочих дней, для филиалов общий срок — не выше 60 рабочих дней.

Если речь идет о субъектах малого бизнеса, то для малого предприятия и микропредприятия этот период равен, соответственно, 50 часам и 15 часам. К внеплановым проверкам данные установления не относятся.

При необходимости срок выездной плановой проверки продляется на 20 рабочих дней (но не выше), о чем необходимо за 3 дня предупредить работодателя.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1509

Какие документы должны быть в отделе кадров при проверке 2019

Какие документы должны быть в отделе кадров при проверке 2019

Сегодня изменилось, сотруднику кадрового делопроизводства уже будет недостаточно только аналитического склада ума. Кадровику необходимо иметь креативный и творческий подход при подборе персонала, как у HR-менеджера, грамотность и юридическую подкованность юриста, педантичность и скрупулёзность в ведении дел бухгалтера, знание специальных программ.

Грамотное составление трудовых договоров, должностных инструкций и правил внутреннего распорядка.

Перечень обязательных документов по кадровому делопроизводству 2019

Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника. 50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет) Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ, ст.

135 ТК РФ При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым. Не указан.

Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня) Положение о системе обучения Статьи 196, 197 ТК РФ При наличии системы обучения в организации.

Кадровые работники в процессе своей деятельности разрабатывают, составляют, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры (трудовые, о полной материальной ответственности и др.

) и соглашения с работниками, приказы, уведомления, предложения, акты, справки, журналы.

Документы в кадрах обязательные

Помогают избежать конфликтов с сотрудниками.15.Штатное расписание (ф.Т-3)ст.57 ТК РФ5 летПри каждом изменении формируется новое штатное расписание.16.График отпусковст.

123 ТК РФ1 годСоставляется в конце каждого года, утверждается руководителем компании не позднее 2-х недель до конца года.17.Трудовой договорст.16, ст.56, ст.57, ст.67 ТК РФ75 летЗаключается индивидуально с каждым работником на основании заявления о приеме на работу.18.

Приказ о приеме на работуст.68 ТК РФ75 летИздается на основании заявления сотрудника о приеме на работу и трудового договора.

Подписывается с сотрудником в течении 3-х дней со дня выхода на работу.19.Трудовая книжкаст.66 ТК РФ50 летОформляется на каждого работника, проработавшего свыше 5 дней, при увольнении выдается на рука.20.Личная карточка работника (ф.Т-2)Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г.

№ 175 летОформляется на каждого сотрудника, содержит данные о трудовой деятельности21.Анкета сотрудника75 летДанные сотрудника.

Кадровая отчетность в 2019 году: календарь кадровика

По замыслу чиновников, сведения надо будет передавать ежемесячно, в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Только об увольнениях и случаях приема на работу новых сотрудников придется информировать не позже рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

За нарушение правил отчетности готовят наказание. Если информации о трудовой деятельности не будет или она будет неполной, ПФР сообщит в инспекцию по труду. Поскольку у ГИТ есть полномочия не только проверять, но и при определенных обстоятельствах сразу наказывать нарушителей, неотчитавшемуся работодателю придется несладко.

За непередачу сведений в ПФР, в соответствии с предлагаемыми в , должностным лицам будут выносить предупреждения. Но если инспекторы найдут другие нарушения, тогда, возможно, придется заплатить штраф. Обращаем внимание, что пока новый отчет не имеет формы. Ее разработает ПФР сразу после того, как законодательные инициативы вступят в силу.

Обязательные документы по кадрам в ооо 2019

Отсутствие таких документов может повлечь за собой ряд неблагоприятных последствий для работодателя.

Так, в соответствии с положениями ст. 5.27 КоАП РФ размер штрафа, налагаемого на юридическое лицо за допущенные нарушения трудового законодательства, варьируется в пределах от 30 до 50 тыс. руб. (при повторном нарушении — от 50 до 70 тыс.

руб.).Утвержден порядок независимой оценки квалификации работников.

Независимая оценка квалификации – подтверждение соответствия квалификации соискателя положениям профессионального стандарта или квалификационным требованиям, установленным законодательством.

Оценку проводят независимые центры оценки квалификацииВвели отдельную ответственность на случай, если не сдать сведения персучета в ПФР. Так, если не предоставить сведения персонифицированного учета в срок или сдать не полностью, ответственных сотрудников оштрафуют на 300–500 руб. Ответственность прописана

Подготовка кадровых документов для трудовой инспекции

Для военнообязанных, пребывающих в запасе, – военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а для призывников удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу; документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки); медицинскую справку (для несовершеннолетних).

Для лиц, поступающих впервые на работу, отдел кадров оформляет трудовую книжку, а бухгалтерия – свидетельство государственного пенсионного страхования.

Если у кандидата отсутствует трудовая книжка (утрата, порча или иная причина), то по письменному заявлению этого лица сотрудник отдела кадров оформляет ему новую трудовую книжку. Сотрудник отдела кадров, отвечающий за оформление документов при приеме на работу, обязан:

* График отпусков. Необходимость его ведения продиктована ст.

123 ТК РФ. При проверке трудовой инспекцией отсутствие графика отпусков и штатного расписания может повлечь наложение административного штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ. * Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы.

Источник: http://econsalting.ru/kakie-dokumenty-dolzhny-byt-v-otdele-kadrov-pri-proverke-2019-62471/

Перечень документов в личном деле сотрудника

Какие документы должны быть в отделе кадров при проверке 2019

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2019. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. К ним относятся:

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2019

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

  • страницы паспортов;
  • свидетельства о присвоении ИНН;
  • карточки СНИЛС;
  • свидетельства о браке и рождении детей;
  • военные билеты.

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что допускается, но с согласия работника

Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника 2019, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

  • об образовании;
  • о повышении квалификации;
  • об отсутствии судимости;
  • аттестационных листов;
  • характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2019 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.

А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет.

Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

Сколько хранить

Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года).

Однако бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется.

В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить.

Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Источник: https://ppt.ru/art/kadri/dokumenti-v-lichnom-dele

Кадровое делопроизводство – пошаговая инструкция 2019

Какие документы должны быть в отделе кадров при проверке 2019

Организация кадрового делопроизводства с нуля достаточно сложна. Бывает, кадровик не знает, с чего именно начать, чтобы не затруднить самому себе рабочий процесс. Для вашего удобства предлагаем краткий пошаговый алгоритм

Ведение кадрового делопроизводства с нуля

Организовывать документацию “с чистого листа” приходится в двух случаях:

  • Если организация только что учреждена.
  • Если становится понятно, что необходимо реставрировать и привести в порядок всю кадровую систему на предприятии.

Объем задач, стоящих перед кадровым специалистом, велик и требует не просто высокой квалификации, но и ее регулярного подтверждения и повышения. Для новичков в профессии доступны основы кадрового делопроизводства и обучение с нуля.

Что включает в себя кадровое делопроизводство? Каждое «движение» должно быть учтено и зафиксировано – начиная с найма новых работников, оформления личных дел и карточек, больничных и письменных обращений, кончая переподготовкой персонала и увольнением. Помимо этого, большое значение имеет аналитическая часть работы, направленная на сбор и анализ сведений о штате, составление разнообразных отчетов в государственные органы и фонды, а также планирование.

Сейчас делопроизводство находится в переходном этапе от бумажного вида к цифровому. Часть документации можно вести в электронном виде, существуют квалифицированные защищенные подписи. Тем не менее, пока большая часть деятельности кадрового специалиста представляет собой работу с бумагами.

Пошаговые инструкции

Расскажем о ведении кадровой документации на предприятии с нуля пошагово, в виде алгоритма.

Шаг 1. Определить ответственное лицо и подготовить материальное обеспечение. В зависимости от численности штата и особенностей конкретного предприятия возможны варианты.

Так , можно создать отдельное подразделение – кадровую службу или отдел учета и назначить руководителя. В настоящий момент этот момент никак законодательно не урегулирован. В практике считается, что оптимальная цифра для коммерческих предприятий – 150 до 200 работников на одного специалиста.

В небольших организациях до 100 человек возможно передать функции кадровика одному из работников, как внутреннему совместителю. Обычно это секретарь, бухгалтер либо офис-менеджер. Важно, чтобы «кадровая» ставка была внесена в штатное расписание, а трудовые функции отражены в соглашении с совместителем.

Если количество персонала недостаточно для создания отдельной структуры, а совместитель не будет справляться с объемами работы, необходимо выделить отдельную штатную единицу специалиста по кадровому делопроизводству.

Оснащение кадровой службы состоит из обычной офисной техники и канцтоваров. Необходимо снабдить компьютеры спецпрограммой для кадрового учета, а также антивирусником, для защиты персональных данных.

Иногда целесообразнее передать ведение кадровой документации на аутсорсинг в специализированную организацию.

В зависимости от того, насколько долгосрочным планируется сотрудничество, выбирается договор подряда (для небольших задач) или возмездного оказания услуг.

Также понадобится составить доверенность на нанятого специалиста, издать приказ о назначении и оформить акт приемки-передачи документов.

Шаг 2. Проверка учредительных документов. Наиболее распространенная ошибка – несовпадение наименований организации в кадровых бумагах и Уставе. Также необходимо уточнить, кто уполномочен принимать решения по трудовым контрактам и локальным нормативным актам, – зачастую на практике договоры о найме подписывает не тот, кто должен.

Шаг 3. Разработка и утверждение штатного расписания. Это основной документ, упорядочивающий количество и трудовые функции персонала. В него можно вносить любое количество изменений, которых потребует ситуация.

Расписание составляется либо по унифицированной форме Т-3, либо по бланку собственной разработки (в таком случае он должен быть утвержден как приложение к учетной политике организации).

► Штатное расписание на 2019 год: изменения, на которые опасно соглашаться

Шаг 4. Разработка структуры локальных нормативных актов организации. В некоторых случаях возможен отказ от части либо всех актов – если предприятие относится к микропредпринимательству и все требуемые положения зафиксированы в трудовом договоре (ст. 309.2 ТК). Приведем перечень актов, обязательных для всех организаций:

  • Устав.
  • Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК).
  • Положение об охране труда.
  • Документы, регламентирующие систему оплаты труда (ст. 135 ТК). Это может быть как отдельное Положение, так и параграфы в индивидуальных и коллективных трудовых контрактах.
  • Акты, в которых установлен порядок обработки персональных данных, права персонала, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
  • График отпусков, который должен быть составлен не позднее середины декабря. Для новых организаций, начавших работу до середины года, график не оформляется.

Некоторые локальные акты необходимы не всем предприятиям, а в зависимости от условий работы: коллективный договор, положения о командировках и аттестации и т.п.

Акты необходимо согласовать с профсоюзом либо иным выборным органом. Если такового еще нет – согласование не требуется. Но обратите внимание, что каждый нанятый работник должен обязательно быть ознакомлен под подпись со всеми актами, причем еще до того, как он расписался в личном трудовом контракте.

► Пять локальных актов, без которых вам не обойтись в 2019 году

Шаг 5. Контроль данных о руководителе организации. Этот шаг включает в себя письменный запрос в МНС о наличии лица в реестре дисквалифицированных лиц (ч. 2 ст. 32.11 КоАП).

А также сверку записи в трудовой книжке, договора, приказа о приеме на работу и документов об избрании (назначении). В трудовой книжке 4 графа записи о найме должна содержать данные соответствующего разрешения. Также необходимо сопоставить даты, указанные в контакте, со сроком полномочий, указанным в учредительных документах.

► Проверьте трудовой договор руководителя вашей компании: Правительство утвердило новую форму

Шаг 6. Составление типовых бланков трудового договора. Стандартные унифицированные договоры используются в некоторых сферах: муниципальных и государственных учреждениях и микропредприятиях.

Остальные разрабатывают бланк сами на оснований требований 57-й статьи Трудового кодекса.

Мы рекомендуем на этом же этапе составить шаблон договора о полной материальной ответственности, если в организации есть необходимость подобных решений.

Чек-лист «5 пунктов, в которых недопустимы ошибки в трудовом договоре»

  1. Точные полные данные сотрудника и работодателя.
  2. Реквизиты документов, удостоверяющих личность (обычно это паспортные данные) физических лиц – работника и нанимателя, если он также физлицо.
  3. ИНН работодателя (кроме физлиц, не являющихся ИП).
  4. Данные о полномочиях и ФИО представителя организации, подписывающего договор.
  5. Дата и место заключения контракта.

► Типовой трудовой договор: как доработать до идеала

договора индивидуально. Обязательные условия труда приведены в ч. 2 ст. 57 ТК. Помимо них, в некоторых случаях указываются дополнительные условия:

  • Для срочного договора – причины, из-за которых выбирается этот вид контракта и срок.
  • Для вредных и/или опасных условий труда – характеристики условий и положенные выплаты-компенсации и гарантии.
  • Для нестационарных рабочих мест – условия труда: разъездной, в пути и т.п.
  • Для вакансий с графиком работы, отличающимся от принятого в организации – режим труда и отдыха.

Ошибки на этом шаге дорого обойдутся предприятию. Юридическое лицо будет наказано на сумму 50-100 000 р, причем некоторые инспекторы считают целесообразным умножать штраф на количество неправильных договоров (ч. 4 ст. 5.27 КоАП).

Некоторые кадровые специалисты предпочитают дополнить договор условиями, перечисленными в ч. 4 ст. 57 ТК. Это необязательно, но и запрета нет.

Шаг 7. Подготовка к ведению трудовых книжек.

  1. Определите уполномоченного сотрудника, который будет назначен ответственным за учет, ведение и хранение книжек. Его трудовая функция должна быть зафиксирована в договоре, должностной инструкции либо допсоглашении к контракту. Если заниматься книжками будет совместитель, он должен дать письменное согласие.
  2. Проверьте наличие бланков книжек, вкладышей в них и приходно-расходной книги по их учету. Они должны храниться в бухгалтерии, в отличие от книги учета движения книжек – последняя находится у кадровиков. Оформите книги правильно: пронумеруйте страницы, прошнуруйте, заверьте у генерального директоры и скрепите сургучом либо пломбой.

► Ошибки в трудовой книжке, из-за которых работник пойдет в суд

Шаг 8. Подготовка проектов и шаблонов документов, необходимых для выполнения кадровых процедур.

Найм на работу:

  • Все локальные нормативные акты.
  • Трудовой договор, должностная инструкция.
  • Приказ о приеме на работу (форма Т-1 либо бланк, разработанный на предприятии).
  • Личная карточка Т-2.

Также понадобится табель учета рабочего времени и книга учета трудовых книжек (если книжки нет – запросите в бухгалтерии новый бланк).

► Учитывайте новые разъяснения Роструда, когда оформляете на работу

Изменения в трудовом контракте:

Дополнительное соглашение или соглашение об изменении условий (в зависимости от причин, вызвавших изменения). Также могут понадобиться, если ситуация соответствует 74 ст. ТК, письмо и уведомления об изменениях и предложения персоналу другой работы.

► Когда придется менять трудовой договор: шесть ситуаций с готовыми решениями

Перевод:

  • Распоряжение о переводе.
  • Дополнительное соглашение к контракту. Для постоянного перевода понадобится внести запись в личную карточку и трудовую книжку.

► Как перевести сотрудника на другую работу и не оказаться в суде

Отпуск:

  • График отпусков.
  • Извещения для персонала о приближающемся отпуске. Оно не требуется, если по какой-то причине даты отпуска определяются не по графику, а на основании письменного заявления работника.

► Неиспользованные отпуска сгорают. Или нет?..

Увольнение:

Полный пакет документов будет зависеть от причины, по которой работник покидает организацию. Это может быть заявление сотрудника (если увольнение по собственному желанию), соглашение о расторжении договора и др. В любом случае обязателен приказ об увольнении, на основании его будут внесены записи в трудовую книжку и личную карточку, а также книгу учета движения трудовых книжек.

Также необходимо проверить наличие всех необходимых журналов, в которых отражаются важные события в кадровых движениях. Помимо перечисленных книг, к ним относятся:

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1098159-19-m1-kadrovoe-deloproizvodstvo-v-2019-godu

Юр-защита
Добавить комментарий