Как выдавать вкладыши в трудовые книжки работникам

Как выдавать вкладыши в трудовые книжки работникам

Как выдавать вкладыши в трудовые книжки работникам

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как выдавать вкладыши в трудовые книжки работникам». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

У некоторых людей послужная деятельность может быть очень обширной и им понадобится не один вкладыш – законодательно их количество не ограничено.

Руководитель организации может осуществлять выдачу вкладышей одним из следующих способов:

  • Безвозмездно. Расходы в этом случае несет сам работодатель (пункты 44 и 48 Правил, утвержденных Правительством РФ, №225 от 16.04.2003).
  • Взимая с работника компенсацию, равную стоимости бланка в момент его приобретения (пункт 47 тех же Правил).
  • Компенсация части стоимости вкладыша работодателем, а оставшейся части – работником. Для этого потребуется особый приказ.

При выдаче вкладыша в трудовой книжке нужно поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер. Штамп можно поставить на титульном листе трудовой книжки или на внутренней стороне ее передней обложки.

Если штамп ставится на титульном листе, нужно расположить его вверху так, чтобы он не закрывал других записей. Если у вас нет штампа, можно написать от руки «выдан вкладыш».

Это не сделает вкладыш недействительным, однако штамп все равно нужно заказать, так как у работодателя он должен быть в обязательном порядке, это предусмотрено законодательством(п. 39 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).

Выдача вкладыша в трудовую книжку

Если в трудовой одного из работников завершилось место, или если поступил новый сотрудник с книжкой, в которой не осталось места для внесения новых записей, то нужно добавить к ней вкладыш.

Однако, если это именно второй вариант, то даётся пять дней с момента вступления в должность на внесение записей. Если не проставлен штамп «Выдан вкладыш» в трудовую книжку, образец которого представлен выше, вкладыш не является действительным.

Если в организации такого штампа нет, то его следует заказать, а такую запись сделать от руки.

Ответ на этот вопрос можно найти в п. 47 Правил, который гласит, что работодатель при выдаче работнику вкладыша в трудовую взыскивает с него сумму, равную расходам на приобретение бланка.

Это требование закона однозначно, разногласий в толковании тут просто не может быть.

Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную в приложении № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Ошибки: как правильно исправить?

Владелец книжки пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать бланк вкладыша в трудовую книжку. В ответ на это директор издает распоряжение о выдаче бланка, оговаривая, за счет каких средств он будет оплачен.

В приказе указывают все необходимые реквизиты предприятия/организации. Основание – заявление работника. Также указывается серия, номер и дата выдачи вкладыша. Назначается специальное ответственное лицо (группа лиц) за проведение всех этих мероприятий. Готовый приказ подписывается руководящим органом.

  • Сотрудник ставится в известность о том, что вкладыш оформлен и может быть подшит. Очень важно запомнить: вкладыши в трудовую книгу выдаются в соответствии с существующими на данный момент времени типовыми образцами.

Таким образом, ответ однозначен: бланк вкладыша (равно как и самой трудовой книжки для тех, кто впервые начинает работать) должен приобретаться работодателем.

Любая купля-продажа подразумевает оплату товара — и вот здесь уже возникает другой вопрос: за чей счет должен приобретаться вкладыш в трудовую книжку?

Самые распространенные ошибки и связанные с ними проблемы

Нельзя недооценивать значимость вкладышей. Они являются таким же серьезным документом, как и сама трудовая книжка. Отказать человеку в приеме на работу из-за отсутствия этого бланка строгой отчетности нельзя. Это может повлечь за собой серьезные последствия, вплоть до разбора ситуации через трудовую инспекцию, суд или прокуратуру.

Таким образом, если для продолжения записей в трудовой книжке требуется вкладыш, то приобретает его работодатель, а все расходы полностью возмещает работник. Однако размер возмещения не может превышать стоимости бланка, который использовался для конкретного работника.

Это необходимо уточнить, поскольку довольно часто бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются на ГОЗНАКе или у распространителей оптом, большими партиями. В этом случае требовать с работника возмещения всех расходов, которые понес работодатель по договору на покупку бланков, п.

47 Правил не позволяет.

Как минимум то, придётся ли им при выходе на неё бегать по бывшим работодателям, собирая сведения о периоде работы у них, или же все они будут чётко и аккуратно оформлены в одном документе.

В регистре «Книга учета трудовых книжек» должны быть указаны все вышеприведенные данные.

От работника нельзя утаивать информацию о том, что из зарплаты будет удержана некоторая сумма денег, которая понадобились для оформления вкладышей.

Пока сотрудник работает на предприятии, его трудовая книжка находится в отделе кадров. Как только он увольняется – необходимо под расписку выдать ему трудовую и вкладыш.

Именно поэтому необходимо в обязательном порядке вносить в неё все записи максимально аккуратно, избегать помарок. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Обратите внимание: вкладыш должен быть именно вшит, а не вклеен, не прикреплен степлером или каким-либо иным способом, поскольку другие способы не обеспечивают надежность скрепления Также нельзя просто вложить его в трудовую книжку, не закрепляя – он может потеряться.

Каждый кадровик сталкивался с ситуацией, когда в трудовой книжке сотрудника заканчивались свободные странички.

Неопытный работник в этом случае может допустить три серьезные ошибки – завести новую трудовую книжку в продолжение старой, начать подклеивать в заполненный документ дополнительные листы или вносить сведения о работе в раздел сведений о награждениях.

И то, и другое – категорически запрещено.
Между прочим, выше перечислены вполне реальные случаи – до вклеивания листов и переименования граф люди действительно додумывались.

Таким образом, у кадровика может появиться необходимость в оформлении вкладыша, если заканчиваются поля в любом из указанных разделов. При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.

Если трудовая книжка закончилась, а необходимость вносить в нее записи сохранилась, выход только один – оформить вкладыш в трудовую книжку. Ничего сложного в этой процедуре нет, однако, оформить ее нужно по всем правилам.

Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника.

Приобретать эти бланки строгой отчетности могут только сами работодатели. Требовать или принимать их от работников строго запрещается. Все они выпускаются Гознаком Минфина РФ. Выдача вкладыша в трудовую книжку, образец заполнения – все это регламентируется тем же Постановлением Минтруда РФ.

Особенности изменения сведений при заполнении вкладыша

Но если нужно внести новую запись, а места для неё просто нет, то это вовсе не означает, что пришла пора заводить новую – вместо этого приобретается вкладыш в трудовую книжку, и можно продолжать вносить в неё сведения, как и прежде.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов – «Сведения о работе» или «Сведения о награждении», нужно оформить работнику вкладыш в трудовую книжку. Оформлять (вести) вкладыш следует в том же порядке, что и трудовую книжку. Вкладыш нужно вшить в трудовую книжку (без нее он недействителен) (п. 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).

Вкладыш оформляется как часть трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него.

Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее.

Если же применить какой-то другой способ, то сомнению будут подвергнуты не только новые сведения, внесённые «нестандартным» способом, но и трудовая книжка как таковая.

Оплата вкладыша в трудовую книжку

Нумерация записей во вкладыше по каждому разделу будет продолжать нумерацию, которая ведется в соответствующих разделах трудовой книжки (п. 11, 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., абз. 1, разд. 4 Инструкции, утв.

Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.). Каждый кадровик сталкивается с ситуацией, когда в трудовой книжке сотрудника заканчиваются свободные страницы.

Собрали всю полезную информацию о том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку и как его оформить, чтобы не придрался инспектор ГИТ.

Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе.

Оформление вкладыша: пошаговая инструкция внесения записи

Изготовление производит ГОЗНАК, при этом бланки имеют степени защиты от подделок. Закупка таких бланков производится на основании договоров. Договоры, в свою очередь, заключаются либо с самим объединением ГОЗНАК, либо с распространителями, которые закупают защищенные бланки.

Закупленные бланки доставляются службами доставки, самим работодателем или каким-либо иным способом, не противоречащим нормам законодательства.
Даже если трудовая была оформлена несколько десятков лет назад, вкладыш должен быть современного образца.

Кадровики обязательно должны предупредить сотрудников о том, что вкладыши без своей главной составляющей (трудовой книги) просто недействительны.

Законодательство не регламентирует, как именно вшивать вкладыш в трудовую книжку. В частности, не установлено, куда его нужно поместить – в начало, середину или конец трудовой книжки, какие нитки использовать и сколько делать проколов.

Данные вопросы остаются на усмотрение работодателя Технически удобнее вшить вкладыш в середину трудовой книжки, но в этом случае он будет разбивать часть записей, поэтому лучше прикрепить его в конец трудовой книжки, между последней страницей и задней обложкой. На практике вкладыш пришивают суровой ниткой на 4-5 проколов.

Трудовая книжка является важным документом, имеющим существенную юридическую силу. Именно поэтому необходимо в обязательном порядке вносить в неё все записи максимально аккуратно, избегать помарок.

Источник: https://rusjaimini.ru/konsultaciya-yurista/9930-kak-vydavat-vkladyshi-v-trudovye-knizhki-rabotnikam.html

Как выдать вкладыш к трудовой книжке в 2018 году

Он «открывается» только в том случае, когда трудовая книга заполнена. Процесс оформления вкладыша в трудовую книгу должен подчиняться следующим правилам.

  • Право на оформление и выдачу вкладыша имеет исключительно работодатель.
  • Первая страница вкладыша должна содержать в себе все сведения о работнике, указанные в трудовой книжке. К ним относят:
  1. фамилию, имя и отчество}
  2. дату рождения}
  3. данные об образовании (получении диплома или аттестата)}
  4. специальность (в случае если таковая не была ранее указана, то и во вкладыше не следует «импровизировать», пусть лучше графа останется незаполненной).
  • Также должны быть внесены дата заполнения вкладыша (день внесения в него первых записей), фамилия, инициалы и подпись ответственного должностного лица, подпись владельца трудовой книжки.

Штамп «выдан вкладыш» в трудовую книжку

После их приобретения бланки хранятся в бухгалтерии или у уполномоченного за ведение трудовых, лица.

Бухгалтерия, после внесения приобретённых бланков в реестр приходно-расходной книги, передаёт их в работу под расписку лица, ведущего записи трудовых.

Каждая организация, выдавая вкладыш работнику, опирается на Правила, утверждённые на правительственном уровне от 16.04.2003 г.
за № 225. Работодатель имеет право на следующие условия их выдачи:

  1. Выдать безвозмездно, принимая расходы на приобретение под свою ответственность, в соответствии с п.п.44 и 48 Правил.
  2. Взимая соразмерную компенсацию, не превышающую стоимость бланка, на основании п.47.

Если ко времени внесения записи во вкладыш, бланки у продавцов продукции выросли в цене, работодатель имеет право взимать плату лишь равную той, которую оплатил при приобретении именно этого бланка.

Вкладыш в трудовую книжку (тк): заполняем правильно

Обычно работодатели вшивают его в самом конце трудовой книжки. В случае если в книжке заполнены все страницы одного из разделов, в неё вшивается вкладыш, который оформляется и ведётся работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. п.

38 Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 Оформление заявления о выдаче нового бланка Ниже представлен образец заявления о выдаче вкладыша. Его следует писать работнику на имя работодателя в случае возникновения такой необходимости.

Главному бухгалтеруООО «Ласточка»А.А. Смирновойот Л.Д. Макушиной ЗАЯВЛЕНИЕПрошу Вас оформить мне вкладыш в мою трудовую книжку в связи с окончанием в ней раздела «Сведения о работе».Обязуюсь оплатить стоимость вкладыша в размере 200 руб. 00 коп. « 10 » мая 2017 года (подпись) Л.Д.

Макушина Кто должен покупать документ Обязанность по приобретению вкладыша берёт на себя работодатель.

Вкладыш в трудовую

Если паспорт и ТК имеют разные фамилии собственника документов, то вам нужно потребовать документ, который отражает причину смены фамилии, например, свидетельство о браке. После предоставления документа, повлиявшего на изменение фамилии, вы:

  1. Снимаете копию с этого документа или предлагаете это сделать работнику.
  2. Подшиваете копию в личное дело.
  3. На основании паспорта вносите на титульный лист трудовой новую фамилию.

При изменении фамилии:

  1. На титульном листе трудовой, вам нужно аккуратно зачеркнуть старую фамилию.
  2. Ниже записать фамилию, которая актуальна на данный момент.
  3. На внутренней стороне обложки трудовой сделать запись о смене фамилии.

Запись делается следующим образом: «Фамилия изменена на (указать новую фамилию) на основании (паспорта, внести данные паспорта).

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Она делается непосредственно в самой трудовой книжке. Причем данная операция может осуществляться двумя способами:

  • от руки;
  • при помощи специального штампа.

Должна присутствовать фраза «Выдан вкладыш». При этом именно сама процедура внесения данной правки вызывает большое количество разнообразных вопросов.

Важно

Согласно п.39 Постановления Правительства №255 необходимо делать запись именно при помощи штампа. Работодатель в обязательном порядке должен иметь данный предмет. Но следует помнить о том, что если запись о выдаче была сделана просто ручкой, то документ все равно остается действительным.

При отсутствии соответствующего опыта у ответственного за это лица также стоит просто ознакомиться с верно составленным образцом данного документа. Это позволит избежать большого количества самых разных сложностей, ошибок .

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

  • Под записями на титульном листе вкладыша ответственный сотрудник ставит свою подпись и обязательно печать работодателя (у которого заведен вкладыш).
  • Вкладышей может быть заведено сколько угодно, предельное количество Правилами не установлено.
  • После внесения данных на титульный лист вкладыша его подшивают к трудовой книжке, на первом листе которой (где внесены записи данных о работнике) проставляют штамп «Выдан вкладыш» с указанием его реквизитов (номер, дата выдачи, серия). Важно: действующими Правилами точно не установлено, куда нужно ставить штамп о выдаче вкладыша, можно ли сделать эту отметку вручную, и куда подшивать сам вкладыш.

При совершении ошибки в написании серии или номера вкладыша в трудовой книжке, необходимо сделать пометку о внесении ошибочной записи и внести данные снова.

Если ошибка была совершена при заполнении полей о месте работы, то исправления вносятся аналогично трудовой. Запись не зачеркивается и не исправляется. Под ней делается пометка о недействительности записи, ставится порядковый номер и вносится новая запись.

В любом случае это не означает, что в документах можно делать ошибки. Чтобы лишний раз подстраховаться, можно держать перед собой образцы записей в трудовую книжку. Чего делать нельзя? Как оформлять вкладыш в трудовую книжку и как вести записи, понятно.

Этот НПД утверждает специальную инструкцию по заполнению и внесению изменений в трудовые книжки. С процедурой составления данного вкладыша связано большое количество самых разных нюансов.

К наиболее существенным вопросам следует отнести:

  • как оформить;
  • кто должен приобретаться вкладыш;
  • порядок и правила формирования записи о его выдаче;
  • как осуществляется нумерация в трудовой книжке при наличии вкладыша;
  • что делать, если вкладыш по какой-то причине утерян.

Всем лицам, имеющим отношение к процедуре составления данного документа, стоит заранее ознакомиться с ними.
Это касается также простых работников – так как при неправильном составлении вкладыша в последствии могут возникнуть достаточно серьезные проблемы (например, при устройстве на работу).

Источник: https://11-2.ru/kak-vydavat-vkladyshi-v-trudovye-knizhki-rabotnikam/

О вкладыше в трудовую книжку: как оформить и вшить, кто должен покупать, образец

Как выдавать вкладыши в трудовые книжки работникам

На протяжении своего рабочего стажа в течение активной жизни гражданин имеет документ, выданный ему, как правило, на месте первого трудоустройства и остающийся с ним до выхода на пенсию, а у некоторых лиц значительно позже.

Если гражданин ведёт активную трудовую деятельность, часто меняет место работы или же растёт внутри одной компании, постоянно повышаясь в должности и переводясь из одного департамента в другой, его трудовая книжка довольно быстро может закончиться.

Если подобная ситуация произошла, власти страны позволяют вклеить в книжку специальный вкладыш и продолжить делать записи в пределах единого документа.

Что такое вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой документ, дополняющий трудовую книжку и служащий для оформления дополнительных страниц к ней. Применение данной бумаги регламентируется в пункте 38 Постановления Правительства РФ № 225.

Так, данный документ предоставляется работодателем, обязанным регулярно покупать бланки, если при заполнении ТК у него заканчиваются все страницы, а разлинованный вкладыш служит их продолжением, однако сам по себе листок не может быть самостоятельным документом, так как он не содержит в себе регалий своего владельца, каких-либо официальных подписей и печати, и служит лишь вспомогательной бумагой.

Наниматель обязан обеспечивать покупку подобных пустых бланков заранее и хранить их в архиве отдела кадров. При выдаче вкладыша очередному сотруднику компании данный акт записывается в специальном реестре в архиве работодателя, что диктуется Постановлением Минтруда №69, как средство для учёта активности ТК на территории предприятия и его субъектов.

Внешний вид вкладыша в ТК

Жалоба в трудовую инспекцию

Свою историю вкладыш в трудовую книжку начинает с 1940 года, когда начал пользоваться спросом спустя два десятилетия после введения самого понятия ТК. Данный документ обладает следующими отличительными особенностями:

  • Прежде всего, во избежание оборота фальсификата бумага имеет уникальный серийный номер, по аналогии с ТК, а также определённые методы защиты от подделки.
  • Применение вставки в ТК сотрудника регламентируется Постановлением Минтруда №69, которое содержит в составе своих статей пошаговую инструкцию по оформлению бумаги.
  • Любые сведения, заносимые в документ, должны дублироваться в бланках строгой отчётности, обрабатываемых на территории работодателя.
  • В каждой трудовой книжке сотрудника компании, которая дополняется вкладышем, должна стоять печать установленного образца с текстом «Выдан вкладыш», а в противном случае документ не может обрести законную силу. В случае, если организация не располагает таким штампом, данная запись делается от руки ответственным сотрудником отдела кадров.
  • В случае, если при переходе с одного рабочего места на другое гражданин каким-то образом утрачивает вкладыш, он уже не может далее претендовать на квалифицированную должность без его восстановления, так как вкладыш – неотъемлемая составляющая самой ТК, которая без него утрачивает свою активность.
  • Документ имеет полужёсткую картонную обложку, внешне сильно напоминающую ТК, и состоит из 36 листов с габаритами 88 х 125 мм для внесения официальных данных о сотруднике. Все поля для заполнения во вкладыше идентичны графам трудовой книжки.

Важно! Вкладыши в ТК ограничены в продаже и приобретать их имеют право лишь юрлица при предъявлении учредительных документов и печати компании. Бланки вкладышей издаются на Гознаке РФ, а их оформление ведётся в строгом соответствии с Постановлением Минтруда.

Инструкция по оформлению вкладыша

Жалоба в трудовую инспекцию о невыплате заработной платы, образец

Заполнение трудовой книжки ведётся сотрудником отдела кадров предприятия-работодателя. В бланке, в соответствии с назначением каждой графы вписываются следующие сведения о сотруднике и его основных местах работы:

  • На первой странице указываются Ф. И. О. обладателя документа, дата его появления на свет, сведения о полученном образовании и присвоенной квалификации, в соответствии с которой он трудоустраивается на предприятии. В конце главного разворота фиксируется ЧЧ.ММ.ГГГГ заполнения документа, а также подпись сотрудника отдела кадров и фирменный штамп юрлица.
  • Следующие страницы содержат в себе графы, в которых указывается порядковый номер, дата кадровой операции с сотрудником, сведения о приёме на работу или освобождения от занимаемой должности, информация о повышениях, переводах, награждениях и премиях.

Важно! Ввиду того, что вкладыш является смысловой пролонгацией трудовой книжки, все номера, с которых начинается документ, проставляются не с цифры 1, а со следующего за последней записью числа.

В случае, если сотруднику требуется несколько вкладышей из-за слишком большого количества записей, их количество законом не ограничивается.

Документ считается действительным только в том случае, если он физически прикреплён к ТК, а также имеет штамп работодателя.

Действующим трудовым законодательством также оговорены требования к штампу, которые необходимо проставлять в каждом новом документе, в частности:

  • Прежде всего печать в документе должна отчётливо читаться и в то же время не загораживать собой оставшиеся под ней записи.
  • Если предприятие или ИП не имеют собственного фирменного штампа, его можно заменить подписью и регалиями руководителя компании.
  • В установленном на законодательном уровне регламенте говорится, что печать может быть проставлена только синим цветом.

Важно! Печать, устраиваемая на титульном листе, принадлежит только тому предприятию, которое выдало документ для сотрудника. На всех прочих местах работы во вкладыше ставится печать только под записями о приёме на работу, увольнении и прочих изменениях в статусе сотрудника.

Способы исправления ошибок во вкладыше

Каждый работодатель должен знать алгоритм исправления ошибок, которые могут быть допущены при неверном указании каких-либо сведений при заполнении вкладыша в трудовую книжку.

Конечно, в отдельных случаях работодателю никто не мешает приобрести новый вкладыш, но от грамотно выполненных исправлений сила документа всё равно не теряется.

Так, порядок исправления неточностей и ошибок в документе приведён ниже:

  • Если неточность была допущена при заполнении главной страницы, она подлежит списанию при помощи составления специального акта.
  • В случае, когда ошибка появилась при заполнении основных сведений о трудовой активности работника, сотрудник отдела кадров под некорректной надписью делает соответствующую пометку, которая автоматически позволяет считать сведения недействительными.

Отметка о гражданстве в свидетельстве о рождении

После этого идентичная запись делается снова, но уже без каких-либо ошибок и помарок. Здесь важно учитывать, что каждая запись об ошибочных данных в документе строгой отчётности должна иметь порядковый номер, следующий за последними сведениями о допущенных неточностях.

Важно! Согласно Постановлению Минтруда ни одно исправление не может быть выполнено в виде перечёркивания ошибочных данных, так как в таком случае весь документ утрачивает юридическую силу.

Основные ошибки, которые повторяются при заполнении вкладыша, перечислены в приведённом перечне:

  • Неверное написание личных данных сотрудника, особенно, если он имеет нестандартную фамилию.
  • Ошибочное заведение вкладыша и нумерация первичной записи цифрой 1, что недопустимо.
  • Неточность в указании номера и наименования официального документа, в соответствии с которым во вкладыш делается новая запись.
  • Ошибкой также является действие сотрудника отдела кадров, когда он путает местами графы и заполняет их, не следуя подсказкам в верхней части каждой страницы.
  • Отсутствие подписи уполномоченного сотрудника отдела кадров предприятия, которая должна стоять под каждой записью в основном наборе листов документа.

Важно! Сотруднику организации, с трудовой книжкой которого проводятся бюрократические мероприятия и оформляется вкладыш, следует самолично взять документ на контроль наличия ошибок и указания к их исправлению.

Это необходимо, потому что сотрудники отдела кадров могут не увидеть допущенную неточность и продолжить оформление документа через некоторое время, после очередного повышения в должности или перевода работника, что впоследствии вызовет дополнительные сложности при внесении корректировок.

Пример оформления вкладыша

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Как только оформление вкладыша завершено, ответственный сотрудник работодателя должен вшить его в трудовую книжку работника для того, чтобы он стал активным.

Трудовое законодательство не даёт каких-либо подробных разъяснений по корректному выполнению этого действия, и это приводит к тому, что отдел кадров просто руководствуется опытом ведения аналогичных процедур в адрес других сотрудников.

Таким образом, ответственные лица вшивают вкладыш одним из следующих способов:

  • В начале документа, который требуется оформить, сразу после первого форзаца трудовой книжки сотрудника, что создаёт удобство при чтении именно вкладыша, не отвлекаясь на изучение старых записей в первоначальном документе.
  • В середине ТК, так как это наиболее удобно для вшивания в техническом плане, однако может вызвать неудобства заинтересованного в сотруднике лица при чтении документа.
  • В конце ТК, сразу перед последним форзацем, и это также удобно для изучения, так как вкладыш являет собой логическое продолжение оригинальной книжки.

Важно! Технически правильно оформляемый вкладыш не может быть вклеен, так как это действие оставляет риск разъединения двух документов со временем, что автоматически влечёт за собой утрату действия каждого из них. Так, все вкладыши, как правило, пришиваются обычными хлопковыми нитками и сапожной иглой, без использования сложных технических приспособлений.

В заключение следует сказать, что год от года человек накапливает свой трудовой стаж, и это означает, что ему всё труднее будет его восстановить при утрате ТК, а понадобиться он может не только при попытке трудоустройства на иное предприятия, но также и при выходе на пенсию для окончательного рассмотрения ежемесячного пенсионного обеспечения. Так, процесс восстановления трудового стажа невероятно затратный, долгий и требующий большого количества усилий для каждого человека, имеющего богатый опыт работы.

В то же время вкладыш также имеет большую ценность для будущего гражданина, поэтому к данным документам надо относиться с предельным вниманием, осторожностью и беречь их от любых внешних воздействий, а также от утраты.

Кроме того, гражданину следует обратиться к нотариусу и сделать заверенные копии всех листов обоих документов для домашнего хранения, что даст возможность выполнения дальнейших действий по трудоустройству даже в случае утери или уничтожения оригинальной ТК.

Источник: https://shtrafsud.ru/dokumenty/vkladys-v-trudovuu-knizku.html

Как правильно провести выдачу вкладыша в трудовую книжку

Как выдавать вкладыши в трудовые книжки работникам

На территории РФ одним из самых важных и необходимых документов гражданина считается трудовая книжка. Это особый регистр учета трудовой и оплачиваемой деятельности человека. Правила ведения и хранения бланка трудовой книжки строго подчиняются специальным нормативным актам. В них же указано, как правильно выдать вкладыш в трудовую книжку.

Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительное приложение к уже имеющемуся бланку трудовой. Он «открывается» только в том случае, когда трудовая книга заполнена. Процесс оформления вкладыша в трудовую книгу должен подчиняться следующим правилам.

  • Право на оформление и выдачу вкладыша имеет исключительно работодатель.
  • Первая страница вкладыша должна содержать в себе все сведения о работнике, указанные в трудовой книжке. К ним относят:
  1. фамилию, имя и отчество}
  2. дату рождения}
  3. данные об образовании (получении диплома или аттестата)}
  4. специальность (в случае если таковая не была ранее указана, то и во вкладыше не следует «импровизировать», пусть лучше графа останется незаполненной).
  • Также должны быть внесены дата заполнения вкладыша (день внесения в него первых записей), фамилия, инициалы и подпись ответственного должностного лица, подпись владельца трудовой книжки. Как и трудовая книжка, вкладыш заполняется в соответствии с данными первичных документов: паспорта, диплома, трудовой книжки.
  • Вкладыш в трудовую книжку заполняется точно так же, как трудовая. Вкладыш является ее продолжением, поэтому нумерация записей в нем продолжается с учетом предыдущих трудовых событий. Вторая графа – это дата внесения записи, третья – запись о приеме на работу или увольнении, о переводе, сокращении и прочих событиях. Четвертая содержит название документа, на основании которого была внесена запись: приказ, постановление. Как и в трудовой, во вкладыше не допускаются сокращения слов. Вся информация должна быть зафиксирована в полном объеме.

Порядок выдачи вкладыша в трудовую книгу

Как выдать вкладыш в трудовую книгу – очень важный вопрос. Трудовая книжка может существовать без вкладышей как абсолютно самостоятельный документ.  Вкладыш же не имеет юридической силы без оригинала трудовой.

По этим причинам к оформлению вкладышей в трудовые книжки необходимо со всей ответственностью подходить руководству, отделу кадров и самому работнику.

Выдача вкладышей в трудовую книжку обычно сопровождается рядом предшествующих событий:

  • Когда заканчиваются свободные листы в бланке трудовой книжки, возникает необходимость ее продолжения, то есть оформления вкладышей. Это документы, на которых продолжается вестись хронология трудовой деятельности сотрудников.

Сотрудник должен быть оповещен о том, что возникла необходимость «заводить» вкладыш в трудовую книгу, в устной или письменной форме. Важно: без ведома владельца трудовой вкладыш оформлен быть не может.

Далее последний в обязательном порядке пишет заявление, в котором указывает на необходимость завести дополнительный регистр – вкладыш. После этого заявление отправляется на рассмотрение руководства.

Следующий шаг – подпись руководителя и присвоение заявлению визы.

  • На любом предприятии для осуществления каких-либо организационных или производственных задач необходим локальный распорядительный акт. В данном случае это приказы директора, президента или председателя. Они, как правило, составляются по заранее установленным шаблонам.

В приказе указывают все необходимые реквизиты предприятия/организации. Основание – заявление работника. Также указывается серия, номер и дата выдачи вкладыша. Назначается специальное ответственное лицо (группа лиц) за проведение всех этих мероприятий. Готовый приказ подписывается руководящим органом.

  • Сотрудник ставится в известность о том, что вкладыш оформлен и может быть подшит. Очень важно запомнить: вкладыши в трудовую книгу выдаются в соответствии с существующими на данный момент времени типовыми образцами.

Даже если трудовая была оформлена несколько десятков лет назад, вкладыш должен быть современного образца. Кадровики обязательно должны предупредить сотрудников о том, что вкладыши без своей главной составляющей (трудовой книги) просто недействительны.

Дополнительная информация

В регистре «Книга учета трудовых книжек» должны быть указаны все вышеприведенные данные.

От работника нельзя утаивать информацию о том, что из зарплаты будет удержана некоторая сумма денег, которая понадобились для оформления вкладышей.

Пока сотрудник работает на предприятии, его трудовая книжка находится в отделе кадров. Как только он увольняется – необходимо под расписку выдать ему трудовую и вкладыш.

  • Кадровое делопроизводство

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-pravilno-provesti-vydachu-vkladysha-v-trudovuyu-knizhku

Юр-защита
Добавить комментарий