Как нумеровать личных дел сотрудников организации составляет

Личное дело сотрудника: оформление, ведение и хранение + образцы

Как нумеровать личных дел сотрудников организации составляет

Здравствуйте! В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника.

Сегодня вы узнаете:

  1. Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести;
  2. Какие документы должны содержаться в нем;
  3. Сколько и как хранить дела.

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.

Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.

Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

На кого оформлять

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

В эту группу входят:

  • Руководящий состав и лица, их замещающие;
  • Главные специалисты;
  • Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
  • Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Кто обладает допуском к делам

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

Предоставление дел правоохранительным органам

При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.

Оформление личного дела

Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно:

Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его увольнения. Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.

Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:

  • Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);
  • В дело вкладывают один экземпляр каждого документа;
  • Документацию временного хранения и постоянного – вместе не хранят;
  • Лучше чтобы одно дело не превышало 4 см. толщины;
  • Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.

Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел,во избежание утери важной документации.

Итак, образец оформления личного дела:

  • Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
  • Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
  • Количество страниц не должно превышать 250 шт.;
  • На каждой папке проставляется учетный номер дела.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

Список таков:

  • Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
  • Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
  • Ксерокопия СНИЛС;
  • Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
  • Ксерокопия ИНН;
  • Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
  • Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
  • Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
  • Автобиография;
  • Экземпляр трудового договора;
  • Ксерокопия трудовой книжки;
  • Материалы об аттестации (если проводилась);
  • Фотографии работника, которые периодически обновляются;
  • Опись личного дела.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.

Образцы и бланки документов для личного дела

  • Анкета для личного дела
  • Внутренняя опись личного дела
  • Титульный лист / обложка личного дела

Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя.

Порядок ведения дел

Этот процесс включает в себя:

  • Внесение записей в соответствующих разделах;
  • Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
  • Проверку личных делна сохранность документации;
  • Хранение документации в составе личного дела.

Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.

Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.

Не рекомендуется использовать для внесения записей гелевые ручки, так как чернила подобного типа подвержены быстрому выцветанию.

Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.

Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела.

Журнал регистрации: как вести

Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. каждой графы можно менять в зависимости от организации.

В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».

Электронное личное дело

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.

Как поступать с делами уволенных сотрудников

Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.

В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.

Заключение

Если вы индивидуальный предприниматель, то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.

Вести или нет личные дела на сотрудников предприниматель решает сам, но несомненно их наличие – это существенный плюс для любой компании.

Источник: https://kakzarabativat.ru/pravovaya-podderzhka/lichnoe-delo-sotrudnika/

Перечень документов в личном деле сотрудника

Как нумеровать личных дел сотрудников организации составляет

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2019. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. К ним относятся:

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2019

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

  • страницы паспортов;
  • свидетельства о присвоении ИНН;
  • карточки СНИЛС;
  • свидетельства о браке и рождении детей;
  • военные билеты.

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что допускается, но с согласия работника

Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника 2019, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

  • об образовании;
  • о повышении квалификации;
  • об отсутствии судимости;
  • аттестационных листов;
  • характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2019 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.

А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет.

Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

Сколько хранить

Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года).

Однако бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется.

В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить.

Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Источник: https://ppt.ru/art/kadri/dokumenti-v-lichnom-dele

Как нумеровать страницы в личном деле работника

Как нумеровать личных дел сотрудников организации составляет

;

  • процедуру увольнения (заявление и приказ).
  • В список документов, которые обычно находятся в личном деле работника, входят: Для того чтобы поиск сведений о сотруднике был удобнее, в личное дело вкладывается опись личного дела сотрудника с перечнем всех документов (номер документа, его наименование).

    1. поступление новых бумаг;
    2. замена подлинников копиями.
    3. изъятие листов;

    В первоначально заведенную форму описи можно добавлять листы с графами для непрерывного ведения. Выглядит бланк описи так: Личное дело закрывается в день увольнения человека.

    После этого уполномоченный специалист должен его полностью оформить:

    1. проверить хронологию бумаг в папке;
    2. проверить наличие всех документов;
    3. сверить нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).

    Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

    Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия. Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право: На отдельном листе составляется лист-заверитель (форма приведена в приложении 9 к Правилам).

    В нем указываются: Лист-заверитель дела подписывается его составителем.

    Все последующие изменения в составе и состоянии личного дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

    При наличии невостребованных личных документов работника (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается к его личному делу.

    Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются.

    Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

    Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

    1. Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
    2. Главные специалисты;
    3. Руководящий состав и лица, их замещающие;
    4. Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

    Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент. Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер.

    Как формируется и ведется личное дело работника?

    Со временем в папку будет добавляться новая информация и необходимые сведения о работнике.

    Документы, хранимые в личном деле, чаще всего это: Не зависимо от того, что личное дело может вестись в достаточно вольной форме, форма титульного листа установлена ГОСТ 17914-72 и его требования нужно выполнять. Титульная часть личного дела должна быть оформлена таким образом: Книга (журнал) для учета личных дел сотрудников должен заводиться на предприятиях, на которых заведены такие личные дела.

    На предприятии его руководителем должен быть издан приказ, или другой документ, устанавливающий порядок ознакомления с личным делом, порядок выдачи их, перечень сотрудников, имеющих доступ к личным делам, ответственных за их оформление и хранение. Сотрудники личное дело на руки получить не могут.

    Как нумеруются личные дела сотрудников?

    Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно ( ст.

    № 79-ФЗ ). Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г.

    № 609 . Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

    Ведение личного дела сотрудника

    Доступ к хранилищу личных дел должен быть ограничен сотрудниками кадровой службы. Систематизировать личные дела помогает специальный журнал или реестр следующими способами:

    1. с помощью нумерации;
    2. в алфавитном порядке;
    3. по структурным подразделениям компании.

    Также, при большом количестве личных дел их можно хранить в нарядах, по алфавиту.

    Личные дела сотрудников будут рассортированы по фамилиям в алфавитном порядке. В начале каждого наряда должна быть опись содержащихся в нём личных дел.

    Бизнес по продаже запчастей для иномарок под ключ.

    Совет 1: Как подшивать личные дела

    • — документы сотрудника, принятого на работу (паспорт, документы об образовании);
    • — документы, оформляемые при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности сотрудника;
    • — фотография сотрудника размером 3х4 см;
    • — папка-скоросшиватель.

    — личный листок по учету кадров и автобиография; — копия паспорта и документов об образовании; — документы о приеме на работу; — документы, которые оформляются кадровой службой в течение трудовой деятельности сотрудника; — документы об увольнении(завершают личное дело).

  • Личное дело сотрудника

    85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

    Как правило, личные дела заводятся: — на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.

    ); — на работников, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер), а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

    Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы: — представляемые при приеме на работу; — фиксирующие прием на работу; — возникающие в процессе трудовой деятельности работника в организации.

    Так, в состав личного дела рекомендуем включить: 1) документы, предъявляемые работником при приеме на работу: — копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; — копии документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний; — копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; — копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; — копию свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в налоговом органе; — справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законодательством); 2) документы, фиксирующие прием на работу: — собственноручно написанное заявление о приеме на работу; — личный листок по учету кадров; — копию приказа о приеме на работу; — экземпляр трудового договора; — копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу; 3) документы, выпускаемые в период деятельности работника в организации: — справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований); — копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст.

    Порядок формирования и состав личного дела сотрудника

    Если принято заявления, приказы и прочие материалы делопроизводства хранить отдельно (часто такие документы остаются в бухгалтерии), то в ЛД подшиваются копии. Перечень материалов приводится в п.5 Указа № 640.

    После исключения норм, касающихся особенностей госслужбы, список применим и к любой другой компании. Общие требования можно сформулировать следующим образом: Последними подшиваются материалы о завершении трудовой деятельности на этом предприятии.

    Это могут быть заявление об увольнении, приказ о расторжении трудового договора, выписка из трудовой книжки и т. п. По завершении формирования личного дела материалы, содержащиеся в папке, прошиваются крепкой ниткой в нижней части страниц, шагом 1–1,5 см. Нумерация листов производится карандашом в правом верхнем углу.

    Источник: https://credit-helper.ru/kak-numerovat-stranicy-v-lichnom-dele-rabotnika-25741/

    Как нумеровать личных дел сотрудников организации составляет

    Как нумеровать личных дел сотрудников организации составляет

    Личное дело сотрудника — это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации. В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос.

    Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т После того, как в году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.

    Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т

    ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как заполнить личную карточку работника по форме Т-2 – Елена А. Пономарева

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

    • Правила формирования и оформления личного дела сотрудника
    • Личное дело: правила оформления
    • Личные дела уволенных сотрудников
    • Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения
    • Личное дело работника
    • Как нумеруются личные дела сотрудников?
    • Как формируются личные дела сотрудников?

    Правила формирования и оформления личного дела сотрудника

    Личное дело сотрудника — это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации. В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника.

    Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос.

    Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т После того, как в году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.

    Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника. Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально—нормативных документах организации.

    Например, в инструкции по делопроизводству. Инструкция по ведению личных дел сотрудников ЛД должна регламентировать следующие вопросы:.

    Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.

    Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.

    Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации. Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:.

    Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией. Как уже было сказано выше, личная карточка, это документ, который следует обязательно оформлять на каждого работника.

    Унифицированный бланк Т-2 заполняется при приеме сотрудника на работу и содержит все необходимые сведения:. То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии.

    Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов.

    Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения.

    Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет.

    Как правило, этим занимается кадровик. Если ведение личного дела регламентировано локальными документами, то нелишним будет указать в них список должностных лиц, которые могут иметь доступ к документам ЛД.

    Потому что в силу конфиденциальности содержащихся в нем документов, к личному делу не может быть свободного доступа. Именно поэтому они должны храниться либо в сейфе, либо в другом недоступном месте.

    — личная карточка работника Т-2 — картон или бумага:.

    После того, как работник уволен в его личное дело вносятся сведения о причинах прекращения трудовых отношений заявление и копия приказа , а само дело подлежит отправке на хранение в архив организации.

    Для личного дела не установлены конкретные сроки хранения, но обычно его отправляют на хранение сроком на 75 лет. Сделать выводы о таком сроке хранения можно исходя из следующих положений:.

    Перед тем как отправить личное дело в архив на хранение, его необходимо оформить надлежащим образом:. Личное дело работника может вестись на предприятии по усмотрению работодателя.

    Обязательным является только ведение личной карточки формы Т-2 на каждого принятого работника.

    Личную карточку очень часто включают в состав личного дела работника. В каких случаях пишется объяснительная по факту выявленных нарушений и как она передается руководству организации.

    — если не в личном деле, то где хранить документы по работнику:. Слышала, что кадровик должна ежегодно знакомить сотрудников с его личным делом.

    Подошла к нашей, так она сказала, что я всё придумала и только работу дополнительную ей хочу найти.

    Не знаю как правильно нумеровать шкафы для хранения личной документации. Кто-то говорит, нужно по алфавиту, другие утверждают, что исключительно цифрами, начиная с единицы. Проработала на государственном предприятии пять лет.

    А после увольнения со скандалом, устроилась на подобное. Слышала, есть такой закон, что все личные дела с прежнего места работы направляют на новое. А у меня раньше было несколько выговоров.

    Значит новое начальство узнает о них? Если бы все и везде соблюдали требования по правильному хранению документов.

    Вот буквально вчера по всем СМИ прошла информация, что при расформировании в Москве отделения ФМС, в двухэтажном заброшенном здании, где раньше находилось данное ведомство, обнаружили горы брошенных копий паспортов, заявлений, личных дел граждан и прочие документы. Мальчишки, лица без определённого местожительства, алкоголики без труда проникают в неохраняемое здание и обитают в нём.

    Наша Карина Марковна не успевает за день всю сделать сделать и берёт её на дом. Работает она начальником отдела кадров, а домой носит папки с личными делами сотрудников.

    Мы каждые восемь-десять лет сдаём все архивные дела нашего предприятия в городской государственный архив.

    А существует ли какая-нибудь нормативная документация, через сколько лет нужно освобождать архив на предприятии и передавать его в город?

    Как-то, работая инспектором в отделе кадров, зашёл в производственный архив нашего предприятия за нужной бумагой. С любопытством открыл папку за й год. А в ней лежали приказы, распоряжения и другие документы.

    Все они написаны карандашом, тогда с печатной машинкой были проблемы. Интересно читать приказы по предприятию об увольнении и принятию на работу сотрудников, написанные карандашом синего цвета, а подпись директора красным.

    Много лет тружусь в отделе кадров. Казалось бы, знаю свою работу от а до я. Но, с приходом нового руководителя становится всё больше и больше дополнительных обязанностей. Вот и на днях он издал распоряжение, что мы, кадровики, должные ещё заниматься и хранением медицинских книжек.

    Разве это входит в нашу работу? Много лет назад назад, работал у нас пожилой мужчина, который любил приукрасить факты своей биографии.

    Однажды на общем собрании заявил, что имеет награды и звание за подавление мятежа в Чехословакии, потому получает надбавку к пенсии. После собрания спокойно отправился домой, а народ ринулся в отдел кадров, проверять личное дело.

    Естественно, в нём отсутствовал оный знаменательный факт в его биографии. А я вот думаю, нарушила тогда свои должностные обязанности кадровичка Маша. Да ничего Вам не будет. Максимальное наказание – объявление выговора.

    Который благополучно через год автоматически снимут. Если целенаправленно размещу архив с личными делами в подвале, где проходят коммуникации, и устрою “случайный потоп”, что мне за это будет?

    По поводу безвозвратно потерянных документов. Как-то, престарелые родственники, проживающие в другой местности, попросили сходить в архив и запросить документы о том, что они сразу после войны проходили в нашем городе учебную практику на заводе.

    Им нужно было получить “ветеран тыла”. А завод тот давно обанкротился и закрылся. Так вот, из городского архива мне дали справку, что сведениями не располагают, и всё. Не понимаю, для чего на сотрудника заводить несколько личных дел.

    У нас бюджетная организация. Большинство коллектива подрабатывает по внутреннему совместительству. Это сколько же бумаги дополнительной нужно плодить. Напишите статью о прочей документации.

    Допустим, сколько должны храниться входящие и исходящие письма, факсы, приказы, распоряжения.

    Где они должны храниться, надо ли сшивать, есть ли особые требования? Здравствуйте, не только восхищаюсь вашими обзорами, но и добавляю их в закладки. Делопроизводство, казалось бы не основная часть работы на предприятии, но вопросов по нему множество. Допустим, у нас не умолкают споры, что сначала ставить подпись или дату внизу заявления работника.

    Не могли бы дальше раскрывать эту тематику на сайте? Существуют ли требования к этажности расположения комнаты архива для хранения документов? Можно ли располагать её в подвальном помещении и не получится ли так, как пишет Подколзин Дмитрий прорыв трубы , ведь в подвале больше коммуникаций. Как то на днях у себя на работе зашёл к кадровикам и попросил сделать ксерокопию одного из документов, хранящихся в личном деле.

    И тут моё внимание привлёк приказ о выговоре. Объявлен он был ещё десять лет назад. Когда я спросил, почему он там хранится, получил ответ, всё по закону. Акты – это мелочь, а как восстанавливать утраченные личные дела и то что в них было?

    Не зря придумали такой большой срок хранения документов. А если человек обратиться за ними, что ему предъявлять, справку из УК?

    На работе в выходные дни прорвало трубу горячей воды и кипяток сутки лился на документы в архиве. Храниться должны были 25 лет.

    Личное дело: правила оформления

    Источник: https://dkzavod.ru/strahovoe-pravo/kak-numerovat-lichnih-del-sotrudnikov-organizatsii-sostavlyaet.php

    / Хозяйственное право / Как нумеровать личных дел сотрудников организации составляет

    Его лучше всего сделать установленного образца, который содержится в приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций» (решение Коллегии Росархива от 06.02.2002). Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано:

    • название юридического лица;
    • структурное подразделение, в которое трудоустроен сотрудник;
    • номер;
    • фамилия, имя, отчество работника;
    • дата начала ведения (чаще всего это дата издания приказа о приеме на работу);
    • дата окончания его ведения (дата приказа об увольнении);
    • количество листов (обычно заполняется при сдаче ЛД в архив);
    • срок хранения.

    Вести ЛД можно как на весь штат в организации, так и только на отдельных лиц, занимающих определенные должности (например, на руководящий состав).

    Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел. К сведению.

    Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

    При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.

    Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл.

    Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

    Внимание

    Далее все бумаги сшиваются: в начале папки располагается опись, а в конце — лист-заверитель.

    На титульном листе нужно написать дату закрытия в соответствии с приказом об увольнении, а также срок хранения всей папки.

    Обратите внимание, если уволенный человек не забрал какие-либо подлинники документов, например военный билет или медицинскую книжку, их необходимо хранить до востребования в его ЛД.

    Для этого их следует поместить в конверты (каждый документ отдельно) и подшить их к папке. Такие конверты нумеруются, заклеиваются и заверяются подписью уполномоченного лица. Хранение ЛД: порядок и сроки Хотя в личное дело входят документы с разными сроками хранения, для хранения всей папки после закрытия применяется максимальный срок.

    Голосование:

    Хранение и учет личных дел работников Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров. Обычно отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников.

    Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве организации либо в территориальном архиве. Поскольку гл.

    14 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность по защите персональных данных, с целью ограничения доступа к личной информации работников посторонних лиц личные дела необходимо хранить в сейфах либо шкафах. Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел.

    Право доступа к личным делам сотрудников могут иметь лишь ответственные должностные лица и руководители их отделов.
    Учет личных дел может вестись в специальном журнале (такой вариант используется в случае большого количества хранимых в организации личных дел работников).

    Оформление личного дела сотрудника

    Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы. В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике.

    Как пронумеровать личные дела сотрудников

    Современное предприятие или учреждение трудно представить без упорядоченного документоведения, касающегося, в частности, сведений о работающих. Безусловно, такие данные предоставляет каждый сотрудник во время оформления на работу. Вопрос в том, как их систематизировать и сохранять, чтобы при потребности «поднять» требуемую информацию, дополнить ее или изменить.

    Ранее (при СССР) для этого была принята такая форма, как личное дело работающего. За десятилетия практического использования она претерпевала изменения, совершенствовалась. В результате, осталось рациональное зерно, которое многие руководители и кадровики применяют во благо предприятия. Некоторые менеджеры напротив отказались от личных дел.

    Формирование личного дела работника

    Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

    Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 3.6.7 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

    Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно (ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

    Обычно эту обязанность возлагают на специалистов по кадрам, которые назначаются ответственными за их формирование и хранение. Формирование в процессе трудовой деятельности На протяжении всей трудовой деятельности человека в компании кадровик ведет внутреннюю опись движения документов.

    В дело добавляют бумаги, которые имеют отношение к деятельности и даже семье человека.

    Таким образом происходит формирование личного дела работника (образец-2016 бланка можно скачать ниже). Опись составляется для учета документов, которые содержаться в папке, а также для их систематизации. В описи обязательно фиксируется:

    • поступление новых бумаг;
    • изъятие листов;
    • замена подлинников копиями.

    В первоначально заведенную форму описи можно добавлять листы с графами для непрерывного ведения.

    Источник: https://strahovanie58.ru/kak-numerovat-lichnyh-del-sotrudnikov-organizatsii-sostavlyaet/

    Юр-защита
    Добавить комментарий