Кадровое делопроизводство в государственных учреждениях

/ Таможенное право / Кадровое делопроизводство в государственных учреждениях

Возможность работодателей использовать в кадровом делопроизводстве собственные формы документов вместо унифицированных.3. Какое минимальное требование к уровню образования сотрудника содержит профстандарт «Специалист по управлению персоналом»:

  • a. Высшее профессиональное образование по соответствующим специальностям;
  • b. Минимум среднее профессиональное образование, а иногда — дополнительное профессиональное образование по программам переподготовки или повышения квалификации;
  • c. Минимум среднее общее образование и соответствующие программы переподготовки.

4. Какой документ не входит в перечень обязательных документов кадрового делопроизводства, которые запрашиваются органами надзора и контроля при плановых и внеплановых проверках:

  • a. График сменности;
  • b. Служебные записки по рабочим вопросам;
  • c.
  • регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
  • ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
  • оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
  • выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
  • оформление и регистрация приказа в книге учета;
  • заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
  • передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

Виды документов по личному составу, которые имеют унифицированные формы Рекомендации по порядку При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

Как начать кадровое делопроизводство с нуля в бюджетном учреждении?

Важно

Скачать чистый бланкСкачать в .doc Скачать заполненный образецСкачать в .doc Важно: не забудьте получить письменное согласие работников компании на обработку персональных данных не работодателем, а другим юридическим лицом. Проверьте себя 1. Какие три стадии делопроизводства указаны в ГОСТ Р 5114198 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

  • a. Создание, использование, архивирование;
  • b.

Создание, документооборот, хранение;

  • c. Подготовка, оборот, хранение.
  • 2. Какое существенное новшество содержал в себе Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

    • a. Возможность возложить функции кадровой службы на бухгалтерию;
    • b.

    Обязанность всех работодателей использовать утвержденные Минтрудом России унифицированные формы документов;

  • c.
  • Внимание

    Составление внутренних актов Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»).

    Документирование приема персонала На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка).

    Заполнение трудовых книжек В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д.

    Кадровое делопроизводство

    • Формирование штатного расписания.
    • Проверка правильности приема сотрудников, перемещений, кадровых перестановок, увольнений.
    • Определение законности режима труда на предприятии.
    • Особенности у ИП с наемными работниками Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию. Договор заключается в несколько этапов:
    • Получение необходимых бумаг.
    • Оформление заявления.
    • Составление и подписание соглашения.
    • Формирование приказа на прием.
    • Заведение карточки Т-2.
    • Внесение записи в трудовую.
    • Свои особенности имеет трудоустройство граждан, разговаривающих на английском языке.

    Ведение на малом предприятии

    • В данных организация кадровыми вопросами может заниматься сам руководитель или специальный отдел.
    • Работодатель может передать кадровый учет на аутсорсинг.

    Основы делопроизводства в учреждении. требования к оформлению документов

    Чтобы тратить минимум времени на оформление шаблонных операций, стоит со всей ответственностью подойти к составлению инструкций для кадровика. Получив в свое распоряжение не формальный документ, а удобный набор подробно прописанных алгоритмов, он будет четко знать, как действовать в том или ином случае, и ошибок в кадровой работе станет меньше. Скачать чистый бланкСкачать в .

    doc Скачать заполненный образецСкачать в .doc При разработке инструкции следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ и закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», «Правилами ведения и хранения трудовых книжек», утвержденными постановлением правительства РФ №225 от 16.04 2003г., «Инструкцией по заполнению трудовых книжек», утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.

    2003г.

    Кадровое делопроизводство в бюджетных учреждениях

    Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. А при ее отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации.

    Затем издаётся приказ о предоставлении отпуска. График отпусков в бюджетном учреждении является обязательным документом для работника и работодателя. Если сотруднику он гарантирует право на ежегодный отдых, то руководителю позволяет:

    • организовать максимально эффективную работу;
    • заблаговременно оформить и оплатить отпуск;
    • при надобности найти замену уходящему в отпуск работнику

    Согласно статье 17 Федерального закона от 22 октября 2004 N125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» бюджетное учреждение должно обеспечивать сохранность всех документов, в том числе документов по личному составу сотрудников.

    Кадровое делопроизводство в государственных учреждениях

    Говорим «кадровое делопроизводство», подразумеваем кропотливый труд: кипы важных документов, работа с персональными данными, огромная ответственность перед работодателем и законом. С чем же приходится иметь дело кадровику? Из статьи вы узнаете:

    • с чего начинается организация кадрового делопроизводства;
    • можно ли поручать кадровое делопроизводство сторонним исполнителям;
    • что должен знать и уметь специалист отдела кадров;
    • какие документы должны храниться в кадровой службе.

    Кадровое делопроизводство — это важнейший аспект деятельности любой организации, нанимающей персонал. И микропредприятия с несколькими сотрудниками, и крупные компании, штат которых исчисляется сотнями единиц, должны надлежащим образом оформлять кадровую документацию, заполнять трудовые книжки, подавать отчетность в органы статистики.
    Всем этим занимается кадровая служба.

    Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы. Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве.

    В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения. Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам.

    На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.
    Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д.

    Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

    Так, на вредных производствах к основному пакету добавляются документы на все компенсационные выплаты и льготы, предоставляемые работодателем, а на предприятиях, работающих в сменном режиме — графики сменности.

    Планируя временный или постоянный переход на график с несколькими сменами, ознакомьтесь со статьей «Как перейти на сменный режим работы».

    Чтобы отдел кадров эффективно справлялся с поручаемым объемом бумажной работы, численность его сотрудников рассчитывается в соответствии с «Типовыми нормами времени на работы по комплектованию и учету кадров».

    Как правило, на одного сотрудника отдела кадров государственной или муниципальной организации приходится от 130 до 180 штатных единиц. Для коммерческих предприятий этот показатель немного выше — от 150 до 200 штатных единиц на одного кадровика.

    Источник: https://strahovanie58.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo-v-gosudarstvennyh-uchrezhdeniyah/

    Кадровое делопроизводство – пошаговая инструкция 2019

    Кадровое делопроизводство в государственных учреждениях

    Организация кадрового делопроизводства с нуля достаточно сложна. Бывает, кадровик не знает, с чего именно начать, чтобы не затруднить самому себе рабочий процесс. Для вашего удобства предлагаем краткий пошаговый алгоритм

    Ведение кадрового делопроизводства с нуля

    Организовывать документацию “с чистого листа” приходится в двух случаях:

    • Если организация только что учреждена.
    • Если становится понятно, что необходимо реставрировать и привести в порядок всю кадровую систему на предприятии.

    Объем задач, стоящих перед кадровым специалистом, велик и требует не просто высокой квалификации, но и ее регулярного подтверждения и повышения. Для новичков в профессии доступны основы кадрового делопроизводства и обучение с нуля.

    Что включает в себя кадровое делопроизводство? Каждое «движение» должно быть учтено и зафиксировано – начиная с найма новых работников, оформления личных дел и карточек, больничных и письменных обращений, кончая переподготовкой персонала и увольнением. Помимо этого, большое значение имеет аналитическая часть работы, направленная на сбор и анализ сведений о штате, составление разнообразных отчетов в государственные органы и фонды, а также планирование.

    Сейчас делопроизводство находится в переходном этапе от бумажного вида к цифровому. Часть документации можно вести в электронном виде, существуют квалифицированные защищенные подписи. Тем не менее, пока большая часть деятельности кадрового специалиста представляет собой работу с бумагами.

    Пошаговые инструкции

    Расскажем о ведении кадровой документации на предприятии с нуля пошагово, в виде алгоритма.

    Шаг 1. Определить ответственное лицо и подготовить материальное обеспечение. В зависимости от численности штата и особенностей конкретного предприятия возможны варианты.

    Так , можно создать отдельное подразделение – кадровую службу или отдел учета и назначить руководителя. В настоящий момент этот момент никак законодательно не урегулирован. В практике считается, что оптимальная цифра для коммерческих предприятий – 150 до 200 работников на одного специалиста.

    В небольших организациях до 100 человек возможно передать функции кадровика одному из работников, как внутреннему совместителю. Обычно это секретарь, бухгалтер либо офис-менеджер. Важно, чтобы «кадровая» ставка была внесена в штатное расписание, а трудовые функции отражены в соглашении с совместителем.

    Если количество персонала недостаточно для создания отдельной структуры, а совместитель не будет справляться с объемами работы, необходимо выделить отдельную штатную единицу специалиста по кадровому делопроизводству.

    Оснащение кадровой службы состоит из обычной офисной техники и канцтоваров. Необходимо снабдить компьютеры спецпрограммой для кадрового учета, а также антивирусником, для защиты персональных данных.

    Иногда целесообразнее передать ведение кадровой документации на аутсорсинг в специализированную организацию.

    В зависимости от того, насколько долгосрочным планируется сотрудничество, выбирается договор подряда (для небольших задач) или возмездного оказания услуг.

    Также понадобится составить доверенность на нанятого специалиста, издать приказ о назначении и оформить акт приемки-передачи документов.

    Шаг 2. Проверка учредительных документов. Наиболее распространенная ошибка – несовпадение наименований организации в кадровых бумагах и Уставе. Также необходимо уточнить, кто уполномочен принимать решения по трудовым контрактам и локальным нормативным актам, – зачастую на практике договоры о найме подписывает не тот, кто должен.

    Шаг 3. Разработка и утверждение штатного расписания. Это основной документ, упорядочивающий количество и трудовые функции персонала. В него можно вносить любое количество изменений, которых потребует ситуация.

    Расписание составляется либо по унифицированной форме Т-3, либо по бланку собственной разработки (в таком случае он должен быть утвержден как приложение к учетной политике организации).

    ► Штатное расписание на 2019 год: изменения, на которые опасно соглашаться

    Шаг 4. Разработка структуры локальных нормативных актов организации. В некоторых случаях возможен отказ от части либо всех актов – если предприятие относится к микропредпринимательству и все требуемые положения зафиксированы в трудовом договоре (ст. 309.2 ТК). Приведем перечень актов, обязательных для всех организаций:

    • Устав.
    • Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК).
    • Положение об охране труда.
    • Документы, регламентирующие систему оплаты труда (ст. 135 ТК). Это может быть как отдельное Положение, так и параграфы в индивидуальных и коллективных трудовых контрактах.
    • Акты, в которых установлен порядок обработки персональных данных, права персонала, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
    • График отпусков, который должен быть составлен не позднее середины декабря. Для новых организаций, начавших работу до середины года, график не оформляется.

    Некоторые локальные акты необходимы не всем предприятиям, а в зависимости от условий работы: коллективный договор, положения о командировках и аттестации и т.п.

    Акты необходимо согласовать с профсоюзом либо иным выборным органом. Если такового еще нет – согласование не требуется. Но обратите внимание, что каждый нанятый работник должен обязательно быть ознакомлен под подпись со всеми актами, причем еще до того, как он расписался в личном трудовом контракте.

    ► Пять локальных актов, без которых вам не обойтись в 2019 году

    Шаг 5. Контроль данных о руководителе организации. Этот шаг включает в себя письменный запрос в МНС о наличии лица в реестре дисквалифицированных лиц (ч. 2 ст. 32.11 КоАП).

    А также сверку записи в трудовой книжке, договора, приказа о приеме на работу и документов об избрании (назначении). В трудовой книжке 4 графа записи о найме должна содержать данные соответствующего разрешения. Также необходимо сопоставить даты, указанные в контакте, со сроком полномочий, указанным в учредительных документах.

    ► Проверьте трудовой договор руководителя вашей компании: Правительство утвердило новую форму

    Шаг 6. Составление типовых бланков трудового договора. Стандартные унифицированные договоры используются в некоторых сферах: муниципальных и государственных учреждениях и микропредприятиях.

    Остальные разрабатывают бланк сами на оснований требований 57-й статьи Трудового кодекса.

    Мы рекомендуем на этом же этапе составить шаблон договора о полной материальной ответственности, если в организации есть необходимость подобных решений.

    Чек-лист «5 пунктов, в которых недопустимы ошибки в трудовом договоре»

    1. Точные полные данные сотрудника и работодателя.
    2. Реквизиты документов, удостоверяющих личность (обычно это паспортные данные) физических лиц – работника и нанимателя, если он также физлицо.
    3. ИНН работодателя (кроме физлиц, не являющихся ИП).
    4. Данные о полномочиях и ФИО представителя организации, подписывающего договор.
    5. Дата и место заключения контракта.

    ► Типовой трудовой договор: как доработать до идеала

    договора индивидуально. Обязательные условия труда приведены в ч. 2 ст. 57 ТК. Помимо них, в некоторых случаях указываются дополнительные условия:

    • Для срочного договора – причины, из-за которых выбирается этот вид контракта и срок.
    • Для вредных и/или опасных условий труда – характеристики условий и положенные выплаты-компенсации и гарантии.
    • Для нестационарных рабочих мест – условия труда: разъездной, в пути и т.п.
    • Для вакансий с графиком работы, отличающимся от принятого в организации – режим труда и отдыха.

    Ошибки на этом шаге дорого обойдутся предприятию. Юридическое лицо будет наказано на сумму 50-100 000 р, причем некоторые инспекторы считают целесообразным умножать штраф на количество неправильных договоров (ч. 4 ст. 5.27 КоАП).

    Некоторые кадровые специалисты предпочитают дополнить договор условиями, перечисленными в ч. 4 ст. 57 ТК. Это необязательно, но и запрета нет.

    Шаг 7. Подготовка к ведению трудовых книжек.

    1. Определите уполномоченного сотрудника, который будет назначен ответственным за учет, ведение и хранение книжек. Его трудовая функция должна быть зафиксирована в договоре, должностной инструкции либо допсоглашении к контракту. Если заниматься книжками будет совместитель, он должен дать письменное согласие.
    2. Проверьте наличие бланков книжек, вкладышей в них и приходно-расходной книги по их учету. Они должны храниться в бухгалтерии, в отличие от книги учета движения книжек – последняя находится у кадровиков. Оформите книги правильно: пронумеруйте страницы, прошнуруйте, заверьте у генерального директоры и скрепите сургучом либо пломбой.

    ► Ошибки в трудовой книжке, из-за которых работник пойдет в суд

    Шаг 8. Подготовка проектов и шаблонов документов, необходимых для выполнения кадровых процедур.

    Найм на работу:

    • Все локальные нормативные акты.
    • Трудовой договор, должностная инструкция.
    • Приказ о приеме на работу (форма Т-1 либо бланк, разработанный на предприятии).
    • Личная карточка Т-2.

    Также понадобится табель учета рабочего времени и книга учета трудовых книжек (если книжки нет – запросите в бухгалтерии новый бланк).

    ► Учитывайте новые разъяснения Роструда, когда оформляете на работу

    Изменения в трудовом контракте:

    Дополнительное соглашение или соглашение об изменении условий (в зависимости от причин, вызвавших изменения). Также могут понадобиться, если ситуация соответствует 74 ст. ТК, письмо и уведомления об изменениях и предложения персоналу другой работы.

    ► Когда придется менять трудовой договор: шесть ситуаций с готовыми решениями

    Перевод:

    • Распоряжение о переводе.
    • Дополнительное соглашение к контракту. Для постоянного перевода понадобится внести запись в личную карточку и трудовую книжку.

    ► Как перевести сотрудника на другую работу и не оказаться в суде

    Отпуск:

    • График отпусков.
    • Извещения для персонала о приближающемся отпуске. Оно не требуется, если по какой-то причине даты отпуска определяются не по графику, а на основании письменного заявления работника.

    ► Неиспользованные отпуска сгорают. Или нет?..

    Увольнение:

    Полный пакет документов будет зависеть от причины, по которой работник покидает организацию. Это может быть заявление сотрудника (если увольнение по собственному желанию), соглашение о расторжении договора и др. В любом случае обязателен приказ об увольнении, на основании его будут внесены записи в трудовую книжку и личную карточку, а также книгу учета движения трудовых книжек.

    Также необходимо проверить наличие всех необходимых журналов, в которых отражаются важные события в кадровых движениях. Помимо перечисленных книг, к ним относятся:

    Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1098159-19-m1-kadrovoe-deloproizvodstvo-v-2019-godu

    Юр-защита
    Добавить комментарий